홈페이지 문의 관리, ZORA 접수함으로 한곳에 모으기

홈페이지 문의 관리가 번거롭다면 ZORA의 접수함에 모아 보세요. 접수함은 홈페이지 폼으로 들어온 문의·예약을 한 화면에 모아 상태를 바꾸고, 예약을 확정하고, 메모를 남기는 곳이에요. 전화·카톡으로 받은 문의도 직접 등록할 수 있어서 문의를 놓치지 않고 한 줄로 챙길 수 있어요.

이 글에서는 어떤 상황에서 접수함이 도움이 되는지, 핵심 단계는 무엇인지, 그리고 지금 알아 둘 제한은 무엇인지 순서대로 설명해 드릴게요.

접수함은 어떤 상황의 사장님에게 필요할까요?

문의가 여러 곳으로 흩어져 들어와 누가 처리했는지 헷갈린다면 접수함이 맞아요. 홈페이지 문의·예약을 한곳에서 보고, 처리 상태를 남겨 두는 용도예요. 아래 영상으로 먼저 훑어보세요.

이런 상황이라면 특히 쓸모가 있어요.

• 홈페이지에 문의·예약 폼이 있는데, 알림 메일을 놓쳐서 답이 늦어진 적이 있어요.
• 어떤 문의에 전화했고 어떤 문의가 아직 그대로인지 기억에 의존하고 있어요.
• 예약이 며칠 뒤에 몰려 있는데, 날짜별로 한눈에 보고 싶어요.
• 네이버 플레이스, 검색, 광고 중 어디서 문의가 많이 오는지 궁금해요.
• 직원이나 가족과 문의를 함께 확인하되, 권한은 나누고 싶어요.

접수함은 이 문제를 이렇게 풀어요. 홈페이지 폼 접수를 모아 두고, 각 접수에 신규·상담 중·예약 확정·방문 완료·종료·취소 중 하나의 상태를 붙여요. 처리 전 접수는 목록에서 왼쪽에 파란 줄이 있어서 구분되고요.

접수함은 왼쪽 메뉴의 접수함에서 열어요. 바로 가기는 접수함 화면이에요.

시작 전에: 홈페이지에 수집기를 먼저 설치해요

접수함에 접수가 모이려면 워드프레스 홈페이지에 「ZORA 접수 수집기」가 설치되어 있어야 해요. 설치한 뒤부터 들어오는 접수가 모이고, 이미 쌓여 있던 접수는 「과거 접수 가져오기」로 가져올 수 있어요.

먼저 확인할 것은 두 가지예요.

• 「내 사이트」에 워드프레스 홈페이지가 등록되어 있어야 해요.
• 수집기를 자동으로 설치하려면 FTP 접속 정보가 필요해요.

설치 방법은 두 가지예요.

1. 접수함의 「수집 사이트」 탭에서 「수집기 자동 설치」를 눌러요.
2. 또는 「수집기 파일 받기」로 파일을 받은 뒤, 워드프레스 관리자의 플러그인 › 새로 추가 › 업로드로 직접 설치해요.

설치가 끝나면 「수집 사이트」 탭에서 사이트별 수집 상태를 볼 수 있어요. 상태는 수집 중·미설치·확인 필요 중 하나로 나와요. 마지막 연결, 마지막 접수, 감지한 폼도 카드에 적혀 있어요. 「연결 확인」을 누르면 수집기가 잘 붙어 있는지 확인할 수 있어요.

Contact Form 7, WPForms, Elementor 폼 같은 여러 폼 플러그인을 감지해요. 어떤 폼을 감지했는지는 수집 사이트 카드에서 확인하세요.

같은 화면의 「설정 · 함께 보는 사람」에서는 이런 것들을 정할 수 있어요.

• 접수 받기 켜기/끄기
• 알림에 이름·연락처 전체 표시 여부
• 보관 기간(직접 지울 때까지·90일·180일·1년·3년)
• 「수집기 제거」

자주 하는 실수는 수집기를 설치하지 않고 접수함이 비어 있다고 생각하는 거예요. 접수가 안 보이면 먼저 「수집 사이트」 탭에서 수집 상태가 「수집 중」인지 확인해 보세요.

접수를 열어 처리하고, 예약을 확정하는 방법

접수 목록에서 줄을 눌러 상세를 열고, 처리 상태를 바꾸고, 예약 일시를 넣어 확정하고, 메모를 남기면 돼요. 이 순서만 익혀 두면 "이 문의 어디까지 했더라?" 하는 일이 줄어요.

접수 목록 보기**

접수 목록 위쪽에는 숫자 5칸이 있어요. 처리 전(신규)·오늘 접수·최근 7일·다가오는 예약·전체예요. 「접수 목록」 탭에서 상태 버튼(전체·신규·상담 중…)을 누르면 그 상태만 걸러 볼 수 있어요.

사이트, 「문의 + 예약」 구분, 기간으로도 거를 수 있고, 「이름 · 연락처(전체 또는 끝 4자리)」로 찾을 수도 있어요. 2. 접수함은 주기적으로 새 접수를 확인하고, 들어오면 「새 접수가 들어왔어요」가 떠요.

접수 열어 처리하기**

줄을 누르면 오른쪽에 상세가 열려요.

• 연락처는 「복사」하거나, 눌러서 바로 전화할 수 있어요.
• 「처리 상태」 버튼으로 상태를 바꿔요.
• 예약이라면 「예약 일시」에 날짜·시간을 넣고 「예약 확정」을 눌러요.
• 「메모」에 통화 내용을 적고 「메모 저장」을 눌러요.

상세 아래쪽에는 접수 내용, 유입(네이버 플레이스·검색·광고 등), 접수 폼, 접수 페이지, 폼 원본 항목, 같은 연락처의 다른 접수, 처리 기록이 나와요.

전화·카톡 문의도 직접 등록하기**

「＋ 직접 등록」을 누르면 전화·방문·카카오톡·네이버 톡톡·인스타그램 DM으로 들어온 문의도 함께 기록할 수 있어요. 이름이나 연락처 중 하나는 꼭 적어야 하고, 예약이라면 날짜와 시간도 같이 넣으세요.

이렇게 하면 홈페이지 폼 접수와 전화·메신저 문의가 한 목록에 모여요. 처리 상태도 같은 기준으로 관리돼요.

처리가 잘 되고 있는지 확인하는 방법

• 위쪽 「처리 전(신규)」 숫자가 쌓이지 않는지 보세요.
• 파란 줄이 남아 있는 접수가 없는지 확인하세요.
• 같은 연락처로 다시 들어온 접수에는 「재문의」 표시가 붙어요. 상세에서 지난 접수로 바로 갈 수 있으니 이전 상담 내용을 확인하고 답하세요.

예약 달력과 통계로 한눈에 확인하기

「예약 일정」 탭에서는 월 달력으로 예약을 보고, 「통계」 탭에서는 접수가 어디서 얼마나 들어오는지 볼 수 있어요. 처리가 끝난 뒤 가끔 훑어보면 응대와 홍보 방향을 잡기 좋아요.

예약 일정 달력

달력에서 초록 칸은 확정 예약이고, 점선 칸은 고객이 적은 희망 일시(미확정)예요. 날짜를 누르면 아래에 그날 일정이 나오고, 이름을 누르면 그 접수가 열려요. ‹ › 로 달을 옮기고, 「오늘」로 돌아와요.

점선 칸은 아직 확정이 아니라는 점을 기억하세요. 고객에게 연락해 일시를 맞춘 뒤 접수에서 「예약 확정」을 눌러야 초록 칸이 돼요.

통계

• 접수 수
• 예약 확정 이상 건수
• 예약 전환율
• 하루 평균
• 일별 막대(파랑은 접수, 초록은 그중 예약 확정 이상)

아래쪽에는 유입별·사이트별·상태별·검색·광고 키워드별 순위가 있어요. 스팸과 과거분은 빼고 계산해요.

이 숫자는 이렇게 읽어 보세요. 접수는 많은데 예약 확정이 적다면 응대 속도나 상담 방식을 점검해 볼 수 있어요. 특정 유입에서 접수가 많다면 그쪽 안내 글이나 광고를 더 다듬어 볼 수 있고요. 다만 숫자는 참고용이에요. 접수가 적은 기간에는 비율이 크게 흔들릴 수 있어요. 이렇게 주기적으로 홈페이지 문의 관리 흐름을 점검하는 습관을 들이면 놓치는 문의가 줄어요.

지금 걸러 둔 조건 그대로 정리하고 싶다면 「엑셀(CSV) 내려받기」를 쓰세요.

PC 프로그램으로 새 접수 알림 받기

윈도우 PC를 쓴다면 「PC 프로그램」을 연결해 새 접수가 들어올 때 PC 알림을 받을 수 있어요. 창을 닫아도 작업 표시줄 옆(트레이)에서 계속 확인해 줘요.

연결 순서는 이래요.

1. 접수함 위쪽의 「PC 프로그램」을 눌러 윈도우 프로그램 설치 파일을 받아요.
2. 설치한 뒤 프로그램에 ZORA 계정으로 로그인해요.
3. 로그인 대신 「연결 코드 만들기」로 받은 코드를 넣어 연결할 수도 있어요. 코드는 10분 안에, 한 번만 쓸 수 있어요.
4. 연결을 끊고 싶으면 「연결된 PC」에서 해제해요.

처음 실행할 때 「Windows의 PC 보호」 창이 뜰 수 있어요. 이 프로그램은 코드 서명이 없기 때문이에요. 이때는 「추가 정보 → 실행」을 누르세요.

현재 알림 상태를 솔직하게 말씀드려요.

• 새 접수 텔레그램 알림은 2026-10-16부터 발송이 꺼져 있어요. 설정에서 켜도 오지 않아요.
• 알림톡·이메일 알림은 아직 준비 중이라 지금은 쓸 수 없어요.
• 지금 새 접수를 확인하는 방법은 접수함 화면과 PC 프로그램 알림이에요.

PC 프로그램에서는 접수 조회·처리만 해요. 수집기와 사이트 설정은 웹에서만 할 수 있어요. 그래서 접수함을 자주 열어 보기 어려운 분께는 PC 프로그램 연결을 권해요.

쓰기 전에 알아 둘 점

접수함은 고객 정보를 다루는 기능이라 개인정보와 삭제 방식을 꼭 알고 쓰세요. 아래 네 가지만 지키면 큰 문제는 대부분 피할 수 있어요. 홈페이지 문의 관리를 안전하게 하는 기본이기도 해요.

1. 개인정보 처리방침에 위탁을 적어 주세요.

수집기를 설치하면 접수 정보를 ZORA가 대신 보관해요. 홈페이지 개인정보 처리방침에 「처리 위탁(수탁자: ZORA)」을 꼭 적어 주세요.

2. 시험은 실제 폼 대신 「＋ 직접 등록」으로 하세요.

실제 홈페이지 폼을 시험 삼아 보내면 진짜 접수로 쌓여요. 사이트에 설정된 알림 메일·문자도 나가요. 시험하려면 「＋ 직접 등록」을 쓰거나, 폼으로 보냈다면 스팸 처리·삭제하세요.

3. 헷갈리면 삭제보다 「스팸 처리」를 쓰세요.

「삭제」한 접수는 되돌릴 수 없어요. 「스팸 처리」는 「스팸 해제」로 되돌릴 수 있어요.

4. 보관 기간과 권한을 확인하세요.

• 보관 기간을 정하면 기간이 지난 접수는 자동으로 파기돼요.
• 「함께 보는 사람」에 가입한 이메일을 넣으면 그 사람은 이 사이트 접수만 볼 수 있어요. 권한은 「담당자(처리 가능)」 또는 「보기 전용」 중에서 고르고, 「보기 전용」은 상태·메모를 바꿀 수 없어요.
• 폼에서 알림 메일만 나가는 경우에는 그 메일을 기준으로 접수를 잡고 「확인 필요」 표시를 붙여요. 항목이 맞는지 직접 확인해 주세요.

더 자세한 화면 설명은 접수함 자세한 사용법에서 볼 수 있어요.

자주 묻는 질문

수집기를 설치하기 전에 들어온 문의도 볼 수 있나요?

수집기는 설치한 뒤부터 들어오는 접수를 모아요. 이미 홈페이지에 쌓여 있던 접수는 「과거 접수 가져오기」로 가져올 수 있어요.

전화로 받은 예약도 접수함에 넣을 수 있나요?

네. 「＋ 직접 등록」으로 전화·방문·카카오톡·네이버 톡톡·인스타그램 DM 문의를 기록할 수 있어요. 이름이나 연락처 중 하나는 꼭 적고, 예약이면 날짜와 시간도 넣으세요.

직원에게 보기만 허용할 수 있나요?

「설정 · 함께 보는 사람」에 가입한 이메일을 넣고 「보기 전용」으로 지정하면 돼요. 이 경우 그 사람은 상태와 메모를 바꿀 수 없어요.

정리

• 접수함은 홈페이지 문의·예약과 직접 등록한 전화·메신저 문의를 한곳에 모아 상태를 관리하는 화면이에요. 홈페이지 문의 관리의 출발점으로 쓰기 좋아요.
• 먼저 워드프레스 홈페이지에 수집기를 설치하고, 「수집 사이트」 탭에서 「수집 중」인지 확인하세요.
• 접수를 열어 상태 변경·예약 확정·메모 저장을 하고, 달력과 통계로 흐름을 점검하세요.
• 새 접수 텔레그램 알림은 꺼져 있고 알림톡·이메일 알림은 준비 중이에요. 지금은 접수함 화면과 PC 프로그램 알림으로 확인하세요.

다음에 할 일 한 가지: 접수함의 「수집 사이트」 탭을 열어 내 홈페이지가 「수집 중」인지 확인해 보세요.